# RaceMyDesk > RaceMyDesk is an artificial intelligence company based in Palma de Mallorca, Spain. It > works across three lines: a private AI platform deployed on the customer's own servers, > AI visibility (GEO) measured with the TADI index, and AI consulting for the travel and > hospitality industry. The legal entity is RACEMYDESK, S.L. This file is the full content of racemydesk.com in a single document, for AI assistants and agents that want the text without navigating the site. The short index lives at https://www.racemydesk.com/llms.txt Site: https://www.racemydesk.com · English pages end in .html, Spanish pages live under /es/ Contact: info@racemydesk.com Founder and CEO: Bartomeu Gili Prohens, over 27 years of senior leadership experience in the global tourism and hospitality industry. Member of the NVIDIA Inception programme. --- ## The company RaceMyDesk helps companies win in the AI era, inside and out. Inside, by putting AI to work on the knowledge a company already owns. Outside, by making sure AI assistants can find, read and correctly describe that company when a customer asks for a recommendation. The three lines are independent and can be contracted separately: 1. **Private AI Platform** — enterprise AI that runs on the customer's own servers. 2. **AI Visibility (GEO)** — getting found and correctly described by AI assistants, measured with the TADI index. 3. **AI Consulting** — advisory and implementation for travel and hospitality companies. RaceMyDesk is the brand of RACEMYDESK, S.L., based in Palma de Mallorca, Spain. That is the entity responsible, in any region. --- ## Line 1 · Private AI Platform Pages: https://www.racemydesk.com/private-ai-platform.html https://www.racemydesk.com/es/plataforma-ia-privada Demo: https://www.racemydesk.com/demo/email AI that runs on the customer's own servers, not in someone else's cloud. It searches across departments, documents, contracts and past decisions, and drafts a complete reply in the user's own voice, ready to review and send from Outlook and Gmail. The data never leaves the organisation and is not used to train models. ### How it works, in three steps 1. **It reads and understands the request.** It identifies what is being asked and what information is needed to answer, from any source in the organisation. 2. **It finds the answer inside the company.** It searches departments, documents, contracts and past decisions, then drafts a complete reply with that information built in, in the user's own style and tone. 3. **The person reviews, edits and sends.** Every reply stays under human control. The platform only makes the person get there faster. ### Four engines - **Email Intelligence.** Learns the user's writing style, pulls context from past threads and attachments, gathers input from other departments before drafting, and attaches the right documents automatically. - **Cross-department Q&A.** Answers questions from company documents, policies and records, with strict role-based access: each person only sees what is theirs. - **Workflow automation.** Recurring processes such as approvals, customer onboarding or weekly reports are defined once and then run every time, with the emails, documents and follow-ups prepared at each step. - **Reports on demand.** Customer and account summaries, project status, communication and decision history, and financial information, generated from data the company already owns. ### Deployment and security On-premises or private cloud, on the organisation's own infrastructure. Enterprise-grade encryption, role-based access control, and no model training on customer data. Designed with GDPR compliance in mind: the data stays in the customer's environment and under their control. A typical deployment takes a few days, handled by the RaceMyDesk team. --- ## Line 2 · AI Visibility (GEO) and the TADI index Pages: https://www.racemydesk.com/ai-visibility.html https://www.racemydesk.com/es/visibilidad-ia ### What GEO is Getting a brand to appear, and be described correctly, when someone asks an AI assistant for a recommendation. Like SEO, but instead of ranking on Google, the goal is that the AI answering the question can read and understand you. Three things have to happen, in order: the AI has to be able to **reach** the site and read it; it has to **understand** who you are, what you offer and for whom, so it does not confuse you or describe you wrongly; and only then can it **name** you when someone asks. ### What TADI is, and what it is not TADI stands for Tourism AI Discoverability Index. It analyses a website the way an AI assistant would and turns the result into a single score from 0 to 100, with a prioritised list of what to fix first. It covers 66 control points across 8 dimensions. **TADI measures readiness, not mentions.** It does not count how often assistants name you, because that depends on the assistant and on third-party sources nobody controls. It measures the part a business can actually control: whether AI can read it and understand it. **Nobody can guarantee that an AI will cite a given business, and RaceMyDesk does not promise it.** What can be done is to earn the opportunity: a website an AI can read and understand can be named; one it cannot read or understand cannot. The index started in tourism, hence its name, and the same method is applied to other sectors. ### The four steps 1. **Audit.** Calculate the TADI score and see how ready the website is for AI today. 2. **Diagnose.** Show what is holding it back, and why. 3. **Implement.** Make the changes so AI can discover, read and understand it. This is the foundation that makes being recommended possible. 4. **Monitor.** Measure again over time, as both the website and the AI landscape change. Most of the work is not about spending more. It is about how the information is written, structured and presented, so AI can read it, understand it and rely on it. Rebuilding the website is usually not necessary. ### Who it is for Built for tourism first: hotels, bed banks, inbound agencies and travel agencies, where AI recommendations already move real bookings. The same method works for any brand. --- ## Line 3 · AI Consulting Pages: https://www.racemydesk.com/consultancy.html https://www.racemydesk.com/es/consultoria An advisory practice focused on implementing AI within travel and hospitality organisations. Business-first: understand the operation before recommending any solution. Consultants diagnose the operational challenges; an engineering team designs and deploys the solutions. Led by Tomeu Gili, with over 27 years of senior leadership experience across the global tourism and hospitality industry. ### Two ways of working **Focused consulting.** Structured working sessions to evaluate one specific business area. Process inefficiencies, repetitive workflows and automation opportunities are identified, and the output is a diagnostic report with a prioritised, actionable roadmap. Every recommendation is grounded in the customer's operational reality, not in generic best practices. Format: packaged sessions, from half a day to two or three days. Deliverables: process map of the highest time-cost activities, three to five high-impact automation opportunities, technology and solution recommendations, a prioritised implementation roadmap, and an executive summary. **Operational transformation.** A comprehensive engagement, department by department. Actual workflows are mapped: what is done, how long it takes, where it gets stuck, what is duplicated. Solutions are then designed, implemented and embedded in the teams, built around existing systems and designed for adoption from day one. Format: structured project with defined milestones, three to ten weeks. Deliverables: comprehensive process audit per department, redesigned AI-powered workflows, guided deployment and team enablement, post-deployment review, and KPI and ROI tracking from month one. ### Packages - **Focus** — one area, half a day. Diagnosis plus recommendations report. - **Resolution** — one department, one to two days. Process map plus roadmap. - **Impact** — multiple departments, three to five days. Full diagnosis plus implementation plan. - **Operational transformation** — modular pricing: a base project for end-to-end coordination, plus each department assessed and transformed individually. Customers can start with two departments and expand at their own pace. The premise: AI does not replace teams, it frees them. The commercial team closes business instead of managing inboxes. The operations lead makes decisions instead of consolidating spreadsheets. The client services team serves clients instead of searching for answers. --- ## Careers Pages: https://www.racemydesk.com/jobs.html https://www.racemydesk.com/es/empleo Two open positions, both **on-site in Palma de Mallorca** and both permanent, full-time contracts. Neither is remote. Applications to info@racemydesk.com. - **AI Product Engineer.** Builds new features of the RaceMyDesk platform using AI as the main development tool: language models for processing email, documents and business data; prompts, automation flows and data pipelines; fast prototyping. Not a traditional developer role. - **AI Consultant and Business Development.** Helps companies identify AI opportunities, demos the platform, supports the sales process, and leads onboarding and adoption. Spans business development, AI consulting, implementation and customer success. --- ## Contact and legal Contact: info@racemydesk.com · https://www.racemydesk.com/contact.html Location: Palma de Mallorca, Balearic Islands, Spain. Privacy policy: https://www.racemydesk.com/privacy.html Terms of service: https://www.racemydesk.com/terms.html --- ## Frequently asked questions ### What RaceMyDesk is **What is RaceMyDesk?** RaceMyDesk is an artificial intelligence company based in Palma de Mallorca, Spain, with three lines of work: Private AI platform : deployed on the customer's own servers, it drafts email replies, answers questions across company documents and records, automates recurring processes and produces reports. AI visibility (GEO) : measured with the TADI index, it assesses whether a website is ready for AI to find it, read it and understand it. AI consulting : for the travel and hospitality industry. The legal entity is RACEMYDESK, S.L. **Are you a software product or a consultancy?** Both, and they are separate units that can be contracted independently. The private AI platform is a product installed on the customer's own infrastructure. AI visibility and AI consulting are services. **Who is behind RaceMyDesk?** The founder and CEO is Bartomeu Gili Prohens, with over 27 years of senior leadership experience across the global tourism and hospitality industry. The company is based in Palma de Mallorca and is a member of the NVIDIA Inception programme. **Which legal entity is behind RaceMyDesk, and who is responsible in my region?** RaceMyDesk is the brand of RACEMYDESK, S.L., based in Palma de Mallorca, Spain. It is the entity responsible, in any region. You can reach us at info@racemydesk.com. **Do you only work with tourism companies?** No. The private AI platform works for any company that handles a high volume of email and internal knowledge, in any sector. The consulting practice is focused on travel and hospitality. The TADI index started in tourism, hence its name, and today the same method is applied to other sectors as well. **Where are you based and how do I get in touch?** We are based in Palma de Mallorca, Balearic Islands, Spain. You can email us at info@racemydesk.com or use the form on our contact page. ### Private AI platform **What is the private AI platform?** It is enterprise AI that runs on the customer's own servers, not in someone else's cloud. It searches across departments, documents, contracts and past decisions, then drafts a complete reply in the user's own voice, ready to review and send from Outlook and Gmail. The data never leaves the organisation. **What exactly can it do?** Four things. One, draft email replies with the context and the right documents already built in. Two, answer questions across company documents, policies and records, respecting each user's permissions. Three, automate recurring processes such as approvals, customer onboarding or weekly reports. Four, produce reports on demand from the data the company already owns. **Who is it for?** For companies and teams that handle a high volume of email and need access to knowledge spread across departments. It is most useful when the answer to an email already exists inside the company but sits in another department, in a contract, or in an old thread. **How is it different from ChatGPT or Copilot?** In three concrete ways. It is deployed on the customer's own infrastructure, so the data does not leave. It is purpose-built for enterprise email and internal knowledge rather than being a general assistant. And it respects existing permissions: each user only gets answers from what they are already authorised to see. **Can it be deployed on our own servers?** Yes. That is the default model: on-premises or private cloud deployment, on your organisation's own infrastructure. Your data never leaves your network and is not used to train models. **Is our data secure?** Your data stays entirely within your own infrastructure. Enterprise-grade encryption and role-based access controls are applied, and no models are trained on your information. **Is it GDPR compliant?** Yes. The platform is designed with GDPR compliance in mind. Data stays within your environment and under your control, which simplifies processing compared with a third-party cloud service. **Which email platforms does it work with?** Microsoft Outlook and Gmail. It works as an add-in inside the email client your team already uses, with no new tools to learn. **Does it need access to all company email?** No. It respects existing permission boundaries. It only accesses the email and data each user is authorised to see, and every reply is reviewed and approved before it is sent. **Does it work across departments?** Yes. It includes a cross-department Q&A engine: anyone can ask a question and get an answer from knowledge spread across teams, without chasing colleagues and without seeing anything outside their permissions. **How long does deployment take?** A typical deployment takes a few days. Our team handles installation, configuration and integration with your existing email system. ### AI visibility and the TADI index **What is AI visibility (GEO)?** It means getting your brand to appear, and be described correctly, when someone asks an AI assistant for a recommendation. Like SEO, but instead of ranking on Google, the goal is that the AI answering the question can read and understand you. **How is it different from SEO?** SEO works to get you into a list of results. GEO works to get you into an answer. The audience changes and so does the work: ranking is not enough. The crawler has to be able to reach you, the content has to be structured so an answer can be extracted from it, and the company's identity has to be declared without ambiguity. **What is the TADI index?** TADI stands for Tourism AI Discoverability Index. It is our scoring system: it analyses your website the way an AI assistant would and turns the result into a single score from 0 to 100, with a prioritised list of what to fix first. **What exactly does TADI measure, and what does it not measure?** It measures how ready your website is for AI to find it, read it and understand it. It does not measure how often assistants mention you, because that depends on the assistant and on third parties. We measure the part you can actually control. **Do you guarantee that AI will cite me?** No, and nobody can. What an assistant ends up saying depends on the assistant and on third-party sources we do not control. What you can do is earn the opportunity: a website an AI can read and understand can be named; one it cannot read or understand cannot. That is why we measure readiness, not mentions. **Which AI assistants does this work with?** We prepare your website for the crawlers behind the main assistants, such as GPTBot for ChatGPT, ClaudeBot and Google's AI, and we verify that they can reach it and read it. We do not control what an assistant ends up saying; we make sure it can read you, which is the precondition. **Do I need to rebuild my website?** Usually not. Most of the improvement comes from adjusting how your existing information is structured and described, and adding the right signals, on the website you already have. It is rarely a question of budget: it is a question of doing it properly. **How do I find out whether my website is ready?** By requesting your TADI assessment. We calculate your score, explain what is holding you back without jargon, and give you a clear picture of where you stand. Write to us at info@racemydesk.com. **How does a visibility project work?** In four steps. Audit: we calculate your TADI score. Diagnose: we show you what is holding you back, and why. Implement: we make the changes so AI can discover, read and understand you. Monitor: we repeat the measurement over time, as your website and the AI landscape both change. ### AI consulting **What is RaceMyDesk's AI consulting?** It is the practice focused on implementing AI within travel and hospitality organisations. The approach is business-first: understanding how your operation works before recommending any solution. Every engagement is designed to deliver measurable outcomes. **How do you work?** In two ways. Focused consulting is a bounded diagnostic, in working sessions from half a day to two or three days, on one specific business area, ending in a report with a prioritised roadmap. Operational transformation is a full engagement, department by department, from three to ten weeks, where we also design, deploy and support adoption. **What do you deliver in a consulting engagement?** In focused consulting: a process map of the highest time-cost activities, three to five high-impact automation opportunities, technology recommendations, a prioritised roadmap and an executive summary. In operational transformation: additionally the redesigned workflows, guided deployment, team enablement, and KPI and ROI tracking from month one. **Who is it for?** Senior leadership and department heads who need actionable clarity, in travel and hospitality companies. Operational transformation is aimed at organisations committed to sustained improvement rather than a one-off project. ### Pricing, trial and support **How much does it cost?** It depends on the line of work and the scope. For the platform, pricing is based on the number of users and the scope of the deployment. For consulting, formats range from a half-day session on one area to a modular department-by-department project. Write to info@racemydesk.com and we will prepare a quote. **Is there a free trial?** We offer pilot programmes for qualified organisations, so they can test the platform with their own data and their own workflows before deciding. **How do I get support?** By writing to info@racemydesk.com or through your assigned account manager. **What is your support response time?** We aim to respond within one business day. Urgent issues affecting live deployments are prioritised. **Where do I start?** It depends on what you need. If you want to know how AI reads you today, request your TADI assessment. If you are interested in the platform, request a demo. If you are not sure, write to us and we will work it out: info@racemydesk.com. --- ## Preguntas frecuentes (español) ### Qué es RaceMyDesk **¿Qué es RaceMyDesk?** RaceMyDesk es una empresa de IA con sede en Palma de Mallorca, con tres líneas de trabajo: Plataforma de IA privada : desplegada en los servidores del cliente, redacta respuestas de correo, contesta preguntas sobre los documentos y datos de la empresa, automatiza procesos recurrentes y genera informes. Visibilidad en IA (GEO) : medida con el índice TADI, evalúa si una web está preparada para que la IA la encuentre, la lea y la entienda. Consultoría de IA : para el sector turístico. La entidad es RACEMYDESK, S.L. **¿Sois un producto de software o una consultora?** Las dos cosas, y son unidades distintas que se contratan por separado. La plataforma de IA privada es un producto que se instala en la infraestructura del cliente. La visibilidad en IA y la consultoría son servicios. **¿Quién está detrás de RaceMyDesk?** El fundador y CEO es Bartomeu Gili Prohens, con más de 27 años de experiencia directiva en la industria turística global. La empresa está en Palma de Mallorca y forma parte del programa NVIDIA Inception. **¿Qué entidad hay detrás y quién es el responsable en mi región?** RaceMyDesk es la marca de RACEMYDESK, S.L., con sede en Palma de Mallorca, España. Es la entidad responsable, en cualquier región. Puede escribirnos a info@racemydesk.com. **¿Solo trabajáis con empresas de turismo?** No. La plataforma de IA privada sirve para cualquier empresa que gestione mucho correo y mucho conocimiento interno, del sector que sea. La consultoría sí está especializada en turismo y hostelería. El índice TADI nació para turismo, de ahí sus siglas, y hoy se aplica también a otros sectores con el mismo método. **¿Dónde estáis y cómo os contacto?** Estamos en Palma de Mallorca, Islas Baleares, España. Puede escribirnos a info@racemydesk.com o usar el formulario de la página de contacto. ### Plataforma de IA privada **¿Qué es la plataforma de IA privada?** Es una IA empresarial que funciona en los servidores del cliente, no en la nube de un tercero. Busca en los departamentos, documentos, contratos y decisiones anteriores de la empresa, y redacta una respuesta completa con el estilo del usuario, lista para revisar y enviar desde Outlook y Gmail. Los datos nunca salen de la organización. **¿Qué puede hacer exactamente?** Cuatro cosas. Uno, redactar respuestas de correo con el contexto y los documentos ya incorporados. Dos, responder preguntas sobre los documentos, políticas y registros de la empresa, respetando los permisos de cada usuario. Tres, automatizar procesos recurrentes como aprobaciones, altas de clientes o informes semanales. Cuatro, generar informes bajo demanda a partir de los datos que la empresa ya tiene. **¿Para quién es?** Para empresas y equipos que gestionan un volumen alto de correo y necesitan acceder a conocimiento repartido entre departamentos. Es especialmente útil cuando la respuesta a un correo existe dentro de la empresa pero está en otro departamento, en un contrato o en un hilo antiguo. **¿En qué se diferencia de ChatGPT o Copilot?** En tres cosas concretas. Se despliega en la infraestructura del cliente, así que los datos no salen. Está construido específicamente para el correo empresarial y el conocimiento interno, no es un asistente general. Y respeta los permisos existentes: cada usuario solo obtiene respuestas de aquello que ya está autorizado a ver. **¿Se puede desplegar en nuestros propios servidores?** Sí. Ese es el modelo por defecto: despliegue en local o en nube privada, sobre la infraestructura de su organización. Sus datos nunca salen de su red y no se utilizan para entrenar modelos. **¿Están seguros nuestros datos?** Los datos permanecen íntegramente dentro de su propia infraestructura. Se aplican cifrado de nivel empresarial y controles de acceso basados en roles, y no se entrenan modelos con su información. **¿Cumple el RGPD?** Sí. La plataforma está diseñada teniendo en cuenta el cumplimiento del RGPD. Los datos permanecen en su entorno y bajo su control, lo que simplifica el tratamiento respecto a un servicio en la nube de terceros. **¿Con qué plataformas de correo funciona?** Con Microsoft Outlook y Gmail. Funciona como un complemento dentro del cliente de correo que ya usa su equipo, sin herramientas nuevas que aprender. **¿Necesita acceso a todos los correos de la empresa?** No. Respeta los límites de permisos existentes. Solo accede a los correos y datos que cada usuario está autorizado a ver, y cada respuesta se revisa y se aprueba antes de enviarse. **¿Funciona entre departamentos?** Sí. Incluye un motor de preguntas entre departamentos: cualquier persona puede preguntar y obtener la respuesta del conocimiento repartido entre equipos, sin tener que perseguir a nadie y sin ver nada que no le corresponda. **¿Cuánto se tarda en desplegarla?** Un despliegue típico lleva unos pocos días. Nuestro equipo se encarga de la instalación, la configuración y la integración con el sistema de correo existente. ### Visibilidad en IA y el índice TADI **¿Qué es la visibilidad en IA (GEO)?** Es conseguir que su marca aparezca, y se describa bien, cuando alguien le pide una recomendación a una IA. Como el SEO, pero en lugar de posicionar en Google, se trata de que la IA que responde pueda leerle y entenderle. **¿En qué se diferencia del SEO?** El SEO trabaja para aparecer en una lista de resultados. El GEO trabaja para formar parte de una respuesta. Cambian los destinatarios y cambia el trabajo: no basta con posicionar, hay que asegurarse de que el rastreador pueda acceder, de que el contenido esté estructurado de forma que se pueda extraer, y de que la identidad de la empresa esté declarada sin ambigüedad. **¿Qué es el índice TADI?** TADI son las siglas de Tourism AI Discoverability Index. Es nuestro sistema de puntuación: analiza su web como lo haría un asistente de IA y convierte el resultado en una única puntuación de 0 a 100, con una lista priorizada de qué corregir primero. **¿Qué mide exactamente el TADI, y qué no mide?** Mide la preparación de su web para que la IA la encuentre, la lea y la entienda. No mide cuántas veces le mencionan los asistentes, porque eso depende del asistente y de terceros. Medimos la parte que sí puede controlar. **¿Me garantizáis que la IA me cite?** No, y nadie puede garantizarlo. Lo que un asistente acaba diciendo depende de él y de fuentes de terceros que no controlamos. Lo que sí se puede hacer es ganarse la oportunidad: una web que la IA puede leer y entender puede ser nombrada; una que no puede leer ni entender, no. Por eso medimos preparación y no menciones. **¿Con qué asistentes de IA funciona?** Preparamos su web para los rastreadores que hay detrás de los principales asistentes, como GPTBot de ChatGPT, ClaudeBot y la IA de Google, y comprobamos que puedan acceder a ella y leerla. No controlamos lo que un asistente acaba respondiendo; nos aseguramos de que pueda leerle, que es la condición previa. **¿Tengo que rehacer mi web?** Normalmente no. La mayor parte de la mejora viene de ajustar cómo se estructura y se describe la información que ya tiene, y de añadir las señales correctas, sobre la web actual. Casi nunca es cuestión de presupuesto: es cuestión de hacerlo bien. **¿Cómo sé si mi web está preparada?** Pidiendo su evaluación TADI. Calculamos su puntuación, le explicamos qué le está frenando sin tecnicismos y le damos una foto clara de dónde está. Escríbanos a info@racemydesk.com. **¿Cómo trabajáis un proyecto de visibilidad?** En cuatro pasos. Auditar: calculamos su puntuación TADI. Diagnosticar: le mostramos qué le está frenando y por qué. Implementar: hacemos los cambios para que la IA pueda descubrirle, leerle y entenderle. Monitorizar: repetimos la medición con el tiempo, a medida que cambian su web y el propio panorama de la IA. ### Consultoría de IA **¿Qué es la consultoría de IA de RaceMyDesk?** Es la unidad especializada en implementar IA en empresas del sector turístico y hostelero. El enfoque es de negocio primero: entender cómo funciona la operación antes de recomendar ninguna solución. Cada proyecto se diseña para dar resultados medibles. **¿Cómo trabajáis?** De dos formas. La consulta dirigida es un diagnóstico acotado, en sesiones de trabajo de medio día a dos o tres días, sobre un área concreta del negocio, y termina en un informe con una hoja de ruta priorizada. La transformación operativa es un proyecto completo, departamento por departamento, de tres a diez semanas, en el que además diseñamos, implantamos y acompañamos la adopción. **¿Qué entregáis en un proyecto de consultoría?** En la consulta dirigida: el mapa de procesos de las actividades que más tiempo cuestan, entre tres y cinco oportunidades de automatización de alto impacto, recomendaciones de tecnología, una hoja de ruta priorizada y un resumen ejecutivo. En la transformación operativa: además, los flujos rediseñados, el despliegue acompañado, la formación de los equipos y el seguimiento de KPIs y retorno desde el primer mes. **¿A quién va dirigida?** A dirección general y a responsables de departamento que necesitan claridad accionable, en empresas de viajes y hostelería. La transformación operativa está pensada para organizaciones que quieren una mejora sostenida y no un proyecto puntual. ### Precios, prueba y soporte **¿Cuánto cuesta?** Depende de la línea y del alcance. En la plataforma, el precio se calcula por número de usuarios y por el alcance del despliegue. En consultoría, los formatos van desde una sesión de medio día sobre un área concreta hasta un proyecto modular por departamentos. Escríbanos a info@racemydesk.com y le preparamos un presupuesto. **¿Hay prueba gratuita?** Ofrecemos programas piloto para organizaciones cualificadas, de forma que puedan probar la plataforma con sus propios datos y sus propios flujos de trabajo antes de decidir. **¿Cómo obtengo soporte?** Escribiendo a info@racemydesk.com o a través de su gestor de cuenta asignado. **¿Cuál es el tiempo de respuesta de soporte?** El objetivo es responder en un plazo máximo de un día laborable. Las incidencias urgentes que afectan a despliegues en producción tienen prioridad. **¿Por dónde empiezo?** Depende de lo que necesite. Si quiere saber cómo le lee la IA hoy, pida su evaluación TADI. Si le interesa la plataforma, pida una demostración. Si no lo tiene claro, escríbanos y lo vemos: info@racemydesk.com. --- ## Blog articles (English) ### Why does your team keep answering the same questions over and over? https://www.racemydesk.com/team-same-questions.html Because the answers live in inboxes and in people's heads, not in a system anyone can query. A private AI assistant trained on your own documents and email answers instantly, so your team stops repeating itself. **Is our data used to train public AI models?** No. The assistant runs privately on infrastructure you control, and your documents and email are never used to train external models. **How long does it take to set up?** A focused first deployment, such as the inbox or one department, typically goes live in weeks rather than months, because it connects to material you already have. ### Is it safe to let AI read your company's emails and documents? https://www.racemydesk.com/ai-safe-read-company-data.html Yes, if it runs privately. The risk is not AI reading your data, it is which AI and where. A private assistant on infrastructure you control reads your emails and documents without sending them to anyone, and without training public models. **Is our data used to train AI models?** No. A private deployment never uses your emails or documents to train external models. Your data stays yours. **Who can see what the assistant reads?** Only the people you authorise. Access follows your existing permissions, so the assistant respects who is allowed to see what. ### How many hours a week does your front desk lose to the inbox? https://www.racemydesk.com/front-desk-hours-inbox.html More than you think, and most of it is repetitive. Front desks spend hours triaging, looking up and re-typing the same replies. A private assistant drafts the answers from your own information, so your team confirms instead of composing. **Does the assistant send replies on its own?** Only if you want it to. By default it drafts and your team reviews before sending, so a person stays in control of every message. **Does it work across email and other channels?** It is built around the channels your front desk actually uses, so the same drafting help applies wherever the questions arrive. ### Should your company's AI run in the cloud, or on your own servers? https://www.racemydesk.com/ai-cloud-or-own-servers.html It depends on your data and your control needs, not on fashion. The cloud is faster to start; your own servers give maximum control. The good news is you do not have to choose blindly, and a private setup is possible either way. **Is the cloud less secure than our own servers?** Not inherently. A properly configured private cloud keeps your data isolated and untrained-on. Security depends on the setup, not the location alone. **Can we start in the cloud and move later?** Yes. Many companies start in a private cloud for speed and move sensitive workloads on-premise as needs become clearer. ### Where should a hotel actually start with AI (without wasting money)? https://www.racemydesk.com/where-hotel-start-with-ai.html Start where the pain is repetitive and measurable, not where the technology is most exciting. The best first AI project pays for itself quickly and earns the confidence for the next one. **How much should a first AI project cost?** Less than you might expect. A focused first deployment targets one workflow, so it stays small and fast, and it should pay back in saved time well before a large platform would even launch. **Do we need to fix all our data first?** Usually not. You start in one area where the data is good enough, prove the value there, and improve the rest as you expand. ### Why do most AI projects in hospitality never make it past the pilot? https://www.racemydesk.com/ai-projects-stuck-pilot.html Because they are launched as experiments, not as changes to how people work. Pilots that lack a clear owner, a measured result and a path into daily operations stall. The fix is to design for adoption from day one. **How do we avoid a pilot that goes nowhere?** Define the owner and the measurable outcome before you start, and build the pilot inside the workflow people already use, so success means changing the daily routine, not adding to it. **Should we run a pilot at all then?** Yes, but treat it as the first step of a rollout, not a science experiment. A pilot with an owner, a number and a path into operations is how real projects begin. ### What will AI really change in hotels in the next two years (and what is just hype)? https://www.racemydesk.com/ai-hotels-two-years-hype.html The real near-term change is quieter than the headlines: AI handling repetitive back-office and guest-communication work. The hype is the robot-concierge, replace-everything story. Focus on the boring wins, ignore the noise. **Will AI replace hotel staff in two years?** No. The realistic near-term effect is removing repetitive work so your team spends more time on the things that need a person, not fewer people doing the same jobs. **So is the hype completely useless?** Not useless, just early. Some of today's hype will matter eventually. The skill is separating what pays off now from what is worth only watching. ### When a traveler asks ChatGPT where to stay, does it recommend you? https://www.racemydesk.com/chatgpt-recommend-your-hotel.html More and more trips now start with a question typed into an AI assistant, not a search box. If your property is invisible to those models, you are not in the conversation. Generative Engine Optimization (GEO) is how you get cited. **Is GEO the same as SEO?** They overlap but differ. SEO optimises to rank in a list of links. GEO optimises to be the answer an AI assistant gives, which rewards clarity and citable facts over keywords. **How do I know if AI tools already recommend me?** You ask them, the way a traveler would, and check whether your property appears and whether the details are correct. That audit is usually the first step. ### SEO made you findable on Google. What makes you findable on ChatGPT? https://www.racemydesk.com/seo-google-vs-chatgpt-visibility.html Clarity, facts and structure, not keywords. ChatGPT and other assistants recommend sources they can read, trust and quote. Generative Engine Optimization (GEO) is the new discipline for being that source. **Do I have to choose between SEO and GEO?** No. SEO still brings traffic from Google and GEO makes you the answer on AI assistants. The good news is that the clear, factual content GEO needs tends to help your SEO too. **Is GEO just SEO with a new name?** No. They overlap in hygiene, but the goal differs: SEO aims for a ranking in a list, GEO aims to be the synthesised answer, which rewards clarity and citable facts over keyword tactics. ### What hotels get wrong when travelers ask AI where to stay https://www.racemydesk.com/hotels-invisible-to-ai.html Most hotels never come up when a traveler asks AI where to stay. Not for lack of technology, but because their website speaks the language of people, not the language of the AI that now decides who gets recommended. **Is this a technical problem with our website?** Usually not. Most hotel sites are fast, secure and mobile-friendly. The gap is in content and structure: whether AI can read the page and find concrete facts worth citing. **How do I know whether AI can see my hotel?** Ask the AI assistants the same questions your guests would (“best hotel in my area for families”) and see whether you come up, and how you are described. That is exactly what the TADI index measures. ### How hotels can stop being invisible to AI https://www.racemydesk.com/how-hotels-stop-being-invisible-to-ai.html Almost no hotel is ready for the way travelers now choose where to stay: by asking an AI. The good news is that fixing it rarely costs money, it costs doing a handful of things right. **Do we have to rebuild our website?** Almost never. Most fixes are about content and structure, not a redesign: opening the door to AI, putting the important facts in plain text, and answering the questions your guests actually ask. **Where do I start?** By finding out what AI can read and understand on your website today. That initial snapshot tells you what to fix first and lets you measure the improvement. It is exactly what the TADI index measures. --- ## Artículos del blog (español) ### ¿Por qué tu equipo responde una y otra vez a las mismas preguntas? https://www.racemydesk.com/es/equipo-mismas-preguntas Porque las respuestas viven en bandejas de entrada y en la cabeza de las personas, no en un sistema que se pueda consultar. Un asistente de IA privado, entrenado con tus propios documentos y correos, responde al instante, y tu equipo deja de repetirse. **¿Se usan nuestros datos para entrenar modelos públicos de IA?** No. El asistente funciona en privado, sobre una infraestructura que tú controlas, y tus documentos y correos nunca se usan para entrenar modelos externos. **¿Cuánto se tarda en ponerlo en marcha?** Un primer despliegue centrado, como la bandeja de entrada o un solo departamento, suele estar operativo en semanas, no en meses, porque se conecta a material que ya tienes. ### ¿Es seguro dejar que la IA lea los correos y documentos de tu empresa? https://www.racemydesk.com/es/ia-segura-correos-documentos-empresa Sí, si funciona en privado. El riesgo no es que la IA lea tus datos, sino qué IA y dónde. Un asistente privado, sobre una infraestructura que tú controlas, lee tus correos y documentos sin enviarlos a nadie y sin entrenar modelos públicos. **¿Se usan nuestros datos para entrenar modelos de IA?** No. Un despliegue privado nunca usa tus correos ni documentos para entrenar modelos externos. Tus datos siguen siendo tuyos. **¿Quién puede ver lo que lee el asistente?** Solo las personas que tú autorices. El acceso sigue tus permisos actuales, así que el asistente respeta quién puede ver qué. ### ¿Cuántas horas a la semana pierde tu recepción con el correo? https://www.racemydesk.com/es/recepcion-horas-correo Más de las que crees, y la mayoría son repetitivas. Las recepciones dedican horas a clasificar, buscar y reescribir las mismas respuestas. Un asistente privado redacta las respuestas a partir de tu propia información, y tu equipo confirma en lugar de redactar. **¿El asistente envía las respuestas por su cuenta?** Solo si tú quieres. Por defecto redacta y tu equipo revisa antes de enviar, de modo que una persona mantiene el control de cada mensaje. **¿Funciona en el correo y en otros canales?** Se adapta a los canales que tu recepción usa de verdad, así que la misma ayuda de redacción se aplica allí donde lleguen las preguntas. ### ¿La IA de tu empresa debe estar en la nube o en tus propios servidores? https://www.racemydesk.com/es/ia-nube-o-servidores-propios Depende de tus datos y de cuánto control necesites, no de la moda. La nube es más rápida para empezar; tus propios servidores dan el máximo control. La buena noticia es que no tienes que elegir a ciegas, y la opción privada es posible en ambos casos. **¿La nube es menos segura que nuestros propios servidores?** No por naturaleza. Una nube privada bien configurada mantiene tus datos aislados y sin usarse para entrenar. La seguridad depende del montaje, no solo de la ubicación. **¿Podemos empezar en la nube y migrar después?** Sí. Muchas empresas empiezan en una nube privada por rapidez y trasladan las cargas más sensibles al entorno local a medida que se aclaran sus necesidades. ### ¿Por dónde debería empezar de verdad un hotel con la IA (sin tirar el dinero)? https://www.racemydesk.com/es/por-donde-empezar-ia-hotel Empieza donde el problema sea repetitivo y medible, no donde la tecnología sea más llamativa. El mejor primer proyecto de IA se paga solo enseguida y te da la confianza para el siguiente. **¿Cuánto debería costar un primer proyecto de IA?** Menos de lo que imaginas. Un primer despliegue centrado ataca un solo flujo de trabajo, así que se mantiene pequeño y rápido, y debería amortizarse en tiempo ahorrado mucho antes de que una gran plataforma llegara siquiera a arrancar. **¿Tenemos que arreglar todos nuestros datos primero?** Normalmente no. Empiezas en un área donde los datos son suficientemente buenos, demuestras el valor ahí y mejoras el resto a medida que amplías. ### ¿Por qué la mayoría de los proyectos de IA en hostelería no pasan del piloto? https://www.racemydesk.com/es/proyectos-ia-atascados-piloto Porque se lanzan como experimentos, no como cambios en la forma de trabajar. Los pilotos sin un responsable claro, un resultado medido y un camino hacia la operativa diaria se quedan estancados. La solución es diseñar para la adopción desde el primer día. **¿Cómo evitamos un piloto que no lleva a ninguna parte?** Define el responsable y el resultado medible antes de empezar, y construye el piloto dentro del flujo de trabajo que la gente ya usa, de modo que el éxito sea cambiar la rutina diaria, no añadirle tareas. **¿Entonces deberíamos hacer un piloto o no?** Sí, pero trátalo como el primer paso de un despliegue, no como un experimento de laboratorio. Un piloto con responsable, con un número y con un camino hacia la operativa es como empiezan los proyectos de verdad. ### ¿Qué cambiará de verdad la IA en los hoteles en los próximos dos años (y qué es solo ruido)? https://www.racemydesk.com/es/ia-hoteles-dos-anos-realidad-hype El cambio real a corto plazo es más silencioso que los titulares: la IA encargándose del trabajo repetitivo de oficina y de comunicación con el cliente. El ruido es la historia del conserje robot que lo sustituye todo. Céntrate en las victorias aburridas e ignora el ruido. **¿Sustituirá la IA al personal de hotel en dos años?** No. El efecto realista a corto plazo es quitar trabajo repetitivo para que tu equipo dedique más tiempo a lo que necesita una persona, no menos personas haciendo lo mismo. **¿Entonces el ruido no sirve para nada?** No es inútil, solo prematuro. Parte del ruido de hoy acabará importando. La habilidad está en separar lo que rentabiliza ahora de lo que solo merece la pena observar. ### Cuando un viajero le pregunta a ChatGPT dónde alojarse, ¿te recomienda a ti? https://www.racemydesk.com/es/chatgpt-recomienda-tu-hotel Cada vez más viajes empiezan con una pregunta a un asistente de IA, no en un buscador. Si tu alojamiento es invisible para esos modelos, no estás en la conversación. La optimización para motores generativos (GEO) es cómo consigues que te citen. **¿La GEO es lo mismo que el SEO?** Se solapan, pero no son lo mismo. El SEO optimiza para posicionar en una lista de enlaces. La GEO optimiza para ser la respuesta que da un asistente de IA, lo que premia la claridad y los datos citables por encima de las palabras clave. **¿Cómo sé si las herramientas de IA ya me recomiendan?** Se lo preguntas, como lo haría un viajero, y compruebas si aparece tu alojamiento y si los datos son correctos. Esa auditoría suele ser el primer paso. ### El SEO te hizo visible en Google. ¿Qué te hace visible en ChatGPT? https://www.racemydesk.com/es/seo-google-vs-visibilidad-chatgpt Claridad, datos y estructura, no palabras clave. ChatGPT y otros asistentes recomiendan fuentes que pueden leer, en las que confían y que pueden citar. La optimización para motores generativos (GEO) es la nueva disciplina para ser esa fuente. **¿Tengo que elegir entre SEO y GEO?** No. El SEO sigue trayendo tráfico desde Google y la GEO te convierte en la respuesta en los asistentes de IA. La buena noticia es que el contenido claro y factual que necesita la GEO suele ayudar también a tu SEO. **¿La GEO es solo SEO con otro nombre?** No. Se solapan en la higiene básica, pero el objetivo es distinto: el SEO busca una posición en una lista, la GEO busca ser la respuesta sintetizada, lo que premia la claridad y los datos citables por encima de las tácticas de palabras clave. ### Qué hacen mal los hoteles para no aparecer cuando los viajeros preguntan a la IA https://www.racemydesk.com/es/hoteles-invisibles-para-la-ia La mayoría de los hoteles no aparecen cuando un viajero le pregunta a la IA dónde alojarse. No por falta de tecnología, sino porque su web habla el idioma de las personas, no el de la IA, que hoy decide a quién recomienda. **¿Es un problema técnico de nuestra web?** Normalmente no. La mayoría de webs de hotel son rápidas, seguras y se ven bien en el móvil. El hueco está en el contenido y la estructura: si la IA puede leer la página y encontrar hechos concretos que citar. **¿Cómo sé si la IA ve mi hotel?** Pregúntale a los asistentes IA lo que preguntarían tus clientes (mejor hotel en tu zona para familias) y mira si apareces y cómo te describe. El índice TADI mide exactamente esto. ### Cómo los hoteles pueden dejar de ser invisibles para la IA https://www.racemydesk.com/es/como-dejar-de-ser-invisible-para-la-ia Casi ningún hotel está preparado para la forma en que hoy se elige alojamiento: preguntándole a una IA. La buena noticia es que arreglarlo rara vez cuesta dinero, cuesta hacer bien unas cuantas cosas. **¿Tengo que rehacer mi web?** Casi nunca. La mayoría de arreglos son de contenido y estructura, no un rediseño: abrirle la puerta a la IA, poner los datos importantes en texto a la vista y responder las preguntas que de verdad se hacen tus clientes. **¿Por dónde empiezo?** Por saber qué es capaz de leer y entender la IA de tu web hoy. Esa foto inicial te dice qué corregir primero y te deja medir la mejora. Es justo lo que mide el índice TADI. --- Last updated: 2026-08-28. Written by hand from the site's own content. It contains no navigation text, no expired offers and no prices. If something here contradicts the website, the website wins.