Política de Privacidad

1. Quiénes somos

RaceMyDesk es un asistente de email con IA para empresas, operado por RACEMYDESK, S.L., con sede en Palma de Mallorca, España. Nuestro sitio web se encuentra en www.racemydesk.com.

Para cualquier consulta relacionada con la privacidad, puedes contactarnos en [email protected].

2. El complemento de RaceMyDesk para Outlook (Outlook Add-in)

El complemento de RaceMyDesk para Outlook te ayuda a redactar respuestas de email directamente dentro de Outlook. Esta sección explica cómo trata tus datos el complemento y se aplica de forma adicional al resto de esta política.

• A qué accede el complemento. Cuando abres un mensaje y usas el complemento, este accede al contenido del mensaje en el que estás trabajando (como el asunto, el remitente y los destinatarios, y el cuerpo del mensaje) para generar una respuesta sugerida. En Outlook, el complemento solicita el permiso "ReadWriteItem", que le permite leer el mensaje que tienes abierto y escribir el borrador generado en tu buzón.
• Cómo se procesa el contenido de tu email. Todo el procesamiento se realiza dentro de la propia infraestructura privada de tu organización. Cuando solicitas una respuesta, el contenido del mensaje se procesa en el servidor RaceMyDesk de tu propia organización, y el complemento simplemente muestra el resultado ya procesado dentro de Outlook. El contenido del email nunca se envía a ninguna nube externa de RaceMyDesk ni a ningún servicio de terceros.
• IA. El modelo que genera los borradores está totalmente autoalojado dentro de la infraestructura de tu organización. El contenido de tu email nunca se envía a proveedores de IA externos como OpenAI, Azure OpenAI o Anthropic, y nunca se usa para entrenar ni mejorar ningún modelo de IA.
• Almacenamiento y conservación. Para ofrecer funciones como la búsqueda, la generación aumentada por recuperación (RAG), el historial y los resultados relacionados, el contenido de emails y documentos puede almacenarse en el servidor RaceMyDesk de tu propia organización. Los borradores generados por el complemento se guardan en tu propio buzón de Microsoft 365 y permanecen bajo tu control. Estos datos se conservan mientras el contrato de servicio siga vigente; cuando el contrato finaliza, los datos se eliminan.
• Datos de cuenta y autenticación. Inicias sesión en el complemento con tus credenciales de RaceMyDesk (email y contraseña) contra el backend de RaceMyDesk, que emite un token de sesión (JWT). El complemento solo almacena este token de sesión en tu navegador, y caduca a las 24 horas. El complemento no almacena tu dirección de email corporativa, tu nombre, tu ID de Microsoft o de inquilino (tenant), ni ningún token de acceso de Microsoft, y no utiliza el inicio de sesión único (single sign-on) de Microsoft / Entra.
• Dónde se alojan los datos. Todos los componentes de RaceMyDesk están siempre alojados en servidores ubicados dentro de la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo (EEE).

3. Qué datos recopilamos

Cuando interactúas con nuestro sitio web, podemos recopilar los siguientes datos personales:

• Envíos del formulario de contacto: nombre, apellido, email profesional, nombre de la empresa, cargo, tamaño de empresa y tu mensaje. Estos datos se recopilan cuando envías voluntariamente el formulario de contacto de nuestro sitio web.
• Datos de uso: Utilizamos herramientas de analítica (Google Analytics y/o Matomo) para recopilar datos anonimizados sobre cómo los visitantes interactúan con nuestro sitio web, incluyendo páginas visitadas, tiempo de permanencia, tipo de navegador, tipo de dispositivo y ubicación geográfica aproximada. Estos datos se recopilan mediante cookies o seguimiento sin cookies y no te identifican personalmente.
• Datos de cuenta y autenticación: Cuando usas la plataforma de RaceMyDesk o el complemento para Outlook, tratamos las credenciales de acceso que utilizas para iniciar sesión (tu dirección de email de trabajo y tu contraseña) con el fin de autenticarte y emitir un token de sesión seguro. Las contraseñas nunca se almacenan en claro; solo se guardan como un hash criptográfico, mediante técnicas estándar del sector.

4. Cómo usamos tus datos

Usamos los datos que recopilamos para los siguientes fines:

• Para responder a tus consultas: Cuando envías el formulario de contacto, usamos tu información para responder a tu mensaje, programar demos y proporcionar información sobre RaceMyDesk.
• Para mejorar nuestro sitio web: Los datos analíticos nos ayudan a entender cómo los visitantes usan nuestro sitio para poder mejorar el contenido, la navegación y la experiencia de usuario.
• Para garantizar la seguridad: Podemos usar datos técnicos para proteger nuestro sitio web de abusos, spam y actividad maliciosa.

5. Base legal del tratamiento (RGPD)

Conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), tratamos tus datos personales en base a los siguientes fundamentos legales:

• Consentimiento: Al enviar el formulario de contacto, consientes que tratemos tus datos para responder a tu consulta.
• Interés legítimo: Tenemos un interés legítimo en analizar el uso del sitio web para mejorar nuestros servicios, siempre que esto no prevalezca sobre tus derechos y libertades fundamentales.

Para el tratamiento que realizan la plataforma de RaceMyDesk y el complemento para Outlook, la base legal es la ejecución del contrato entre RaceMyDesk y la organización cliente, junto con el correspondiente contrato de encargo del tratamiento. En este contexto, RaceMyDesk actúa como encargado del tratamiento en nombre de la organización cliente, que es la responsable del tratamiento.

6. Cookies y analítica

Nuestro sitio web puede usar cookies y herramientas de analítica para mejorar tu experiencia y analizar el tráfico web:

• Google Analytics: Estas cookies recopilan información anonimizada sobre cómo usas nuestro sitio web. Google Analytics usa cookies como _ga y _gid para distinguir usuarios y rastrear sesiones. Puedes desactivar Google Analytics instalando el complemento de exclusión de Google Analytics.
• Matomo: Podemos usar Matomo como plataforma de analítica alternativa o complementaria. Cuando está autoalojado, Matomo procesa los datos íntegramente en nuestros propios servidores sin compartir datos con terceros. Matomo puede operar en modo sin cookies, en cuyo caso no se colocan cookies de seguimiento en tu dispositivo.
• Cookies esenciales: Son estrictamente necesarias para el funcionamiento del sitio web y no se pueden desactivar.

Puedes gestionar tus preferencias de cookies a través de la configuración de tu navegador en cualquier momento.

7. Comunicación de datos

No vendemos, alquilamos ni intercambiamos tus datos personales con terceros. Podemos compartir tus datos con:

• Google (Analytics): Los datos de uso anonimizados son procesados por Google bajo su Política de Privacidad.
• Matomo (si está autoalojado): Al usar Matomo autoalojado, tus datos no se comparten con ningún tercero, permanecen íntegramente en nuestros servidores.
• Proveedores de servicios: Podemos usar herramientas de terceros de confianza para la entrega de email o alojamiento que procesan datos en nuestro nombre, bajo estrictos acuerdos de tratamiento de datos.

El contenido de email que procesa el complemento para Outlook no se comparte con ningún tercero. Se procesa íntegramente dentro de la propia infraestructura de tu organización y no se envía a proveedores de IA externos ni a ninguna nube externa de RaceMyDesk.

8. Conservación de datos

Conservamos los datos de tu formulario de contacto durante el tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fueron recopilados, normalmente no más de 24 meses después de tu última interacción con nosotros. Los datos analíticos se conservan durante 14 meses de acuerdo con la configuración predeterminada de Google Analytics.

El contenido de emails y documentos que procesan la plataforma de RaceMyDesk y el complemento para Outlook se almacena en el servidor de tu propia organización y se conserva mientras el contrato de servicio siga vigente, tras lo cual se elimina. Los borradores se guardan en tu propio buzón de Microsoft 365. Los tokens de sesión que usa el complemento caducan a las 24 horas.

9. Tus derechos

Bajo el RGPD, tienes los siguientes derechos respecto a tus datos personales:

• Derecho de acceso: Puedes solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti.
• Derecho de rectificación: Puedes pedirnos que corrijamos cualquier dato inexacto o incompleto.
• Derecho de supresión: Puedes solicitar que eliminemos tus datos personales.
• Derecho a la limitación del tratamiento: Puedes pedirnos que limitemos cómo usamos tus datos.
• Derecho a la portabilidad: Puedes solicitar tus datos en un formato estructurado, de uso común y de lectura mecánica.
• Derecho de oposición: Puedes oponerte a nuestro tratamiento de tus datos basado en interés legítimo.
• Derecho a retirar el consentimiento: Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contacta con nosotros en [email protected]. Responderemos en el plazo de un mes.

10. Seguridad de los datos

Adoptamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger tus datos personales contra el acceso no autorizado, la alteración, la divulgación o la destrucción. Nuestro sitio web utiliza cifrado HTTPS para toda la transmisión de datos.

En el caso de la plataforma de RaceMyDesk y el complemento para Outlook, el contenido de emails y documentos se procesa dentro de la propia infraestructura privada de tu organización y no se transmite a ninguna nube externa de RaceMyDesk ni a ningún servicio de terceros. El acceso al complemento requiere autenticación, y las sesiones se rigen por tokens de seguridad que caducan automáticamente. Todos los componentes de RaceMyDesk están alojados en servidores ubicados dentro de la Unión Europea y el Espacio Económico Europeo.

11. Transferencias internacionales

Tus datos pueden ser procesados por Google (para Analytics) en servidores ubicados fuera del Espacio Económico Europeo (EEE). Cuando esto ocurre, nos aseguramos de que existan salvaguardias adecuadas, como las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea.

12. Privacidad de menores

Nuestro sitio web y servicios no están dirigidos a personas menores de 14 años. No recopilamos conscientemente datos personales de menores. Si crees que hemos recopilado datos de un menor inadvertidamente, contacta con nosotros y los eliminaremos de inmediato.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas o en la legislación aplicable. Cuando realicemos cambios sustanciales, actualizaremos la fecha de "Última actualización" en la parte inferior de esta página. Te recomendamos revisar esta página periódicamente.

14. Contáctanos

Si tienes alguna pregunta sobre esta Política de Privacidad o sobre cómo gestionamos tus datos, contáctanos:

• Email: [email protected]
• Web: www.racemydesk.com/es/contacto
• Ubicación: Palma de Mallorca, España

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, www.aepd.es) si consideras que se han vulnerado tus derechos de protección de datos.

Última actualización: 16 de julio de 2026